Dịch vụ văn phòng ảo bị làm khó

Dịch vụ văn phòng ảo bị làm khó

Lượng doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tăng nhanh. Trong khi đó các cơ quan chức năng lại lúng túng trong việc cấp phép, quản lý Văn phòng ảo phục vụ các doanh nghiệp (DN) đang phát triển nhanh tại các TP lớn với gần 20 nhà cung cấp dịch vụ văn phòng loại này (riêng tại TPHCM đã có gần cả chục nhà cung cấp)…

Theo các đơn vị kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, từ cuối năm 2008 đến nay, số khách hàng DN sử dụng dịch vụ này tăng rất mạnh. Tuy nhiên, chính sự tăng nhanh này khiến các DN kinh doanh dịch vụ và đơn vị sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đều gặp không ít khó khăn.

Khi doanh nghiệp “xin” thêm thủ tục

Mới đây, trong cuộc hội thảo về cải cách thủ tục hành chính thuế, bà Nguyễn Thị Kim Cúc, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Mạng truyền thông quốc tế (Incomnet), đơn vị đang cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cho gần 600 khách hàng đã bức xúc “xin” các ngành chức năng sớm ban hành thêm thủ tục hành chính để “gỡ rối” cho DN.

Nguyên nhân là do mô hình văn phòng ảo mới phát triển ở VN vài năm gần đây (thế giới đã có hơn 20 năm), nên nhiều quy định về loại hình này chưa có. DN sử dụng dịch vụ gặp đủ thứ vướng mắc khi đăng ký kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ thuế…

Theo tìm hiểu của chúng tôi, hiện VN chưa quy định khung pháp lý cho dịch vụ này, dẫn đến tình trạng cấp phép, quản lý còn bất cập. Một số DN tại TPHCM phản ánh, khi đăng ký địa chỉ văn phòng là văn phòng ảo, Sở Kế hoạch – Đầu tư TPHCM rất ngại cấp phép kinh doanh vì: “Chưa có quy định nào hướng dẫn cấp phép cho mấy trăm DN hoạt động trong cùng một văn phòng rộng vài trăm mét vuông”.

Tương tự, các chi cục thuế cũng hạn chế bán hóa đơn cho các DN này với lý do: DN sử dụng văn phòng ảo không lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại văn phòng, không có hoạt động thực tế tại văn phòng mà chỉ họp mặt, tiếp khách 1 – 2 lần/tháng… nên khó kiểm soát việc xuất hóa đơn của DN. Một vài chi cục thuế chỉ chấp nhận bán hóa đơn cho DN nếu DN có hợp đồng kinh tế với khách hàng.

Nhiều DN không xin được giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép bị “ngâm”, không mua được hóa đơn tài chính trong suốt thời gian dài. Trường hợp công ty X. kinh doanh mặt hàng điện gia dụng có chi nhánh ở miền Tây là một ví dụ. DN này đăng ký kinh doanh tại một địa chỉ văn phòng ảo ở quận 1 – TPHCM nộp hồ sơ xin mua hóa đơn đã 3- 4 tháng nay nhưng chưa được giải quyết. “Không mua được hóa đơn, buộc lòng mọi thanh toán giao dịch với khách hàng chúng tôi phải thực hiện tại chi nhánh” – đại diện công ty này cho biết…

Đại diện công ty T.T. (chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng) có cơ sở ở quận 7 – TPHCM đang thuê văn phòng ảo ở quận 1, cũng than: Cơ sở chúng tôi ở xa, mặt bằng lại chật hẹp không tiện làm nơi giao dịch với khách. Nếu thuê mặt bằng ở quận 1 sẽ tốn trên dưới 1.000 USD/tháng, (chưa kể chi phí sửa chữa, đầu tư trang thiết bị). Trong khi đó thuê văn phòng ảo, đơn vị tiết kiệm được 70% – 80% chi phí, lại rất tiện ích nhưng hiện vẫn chưa được đối xử bình đẳng với các DN khác. Chỉ riêng việc mua hóa đơn thuế cũng đã trầy trật!

Không thể viện cớ “luật chưa quy định”

Đem ý kiến phản ánh của các DN trao đổi với một cán bộ Cục Thuế TPHCM, vị này cũng thừa nhận chính cán bộ các sở, ngành cũng khó xử, lúng túng trong việc giải quyết hồ sơ cho các DN thuê văn phòng ảo. Nguyên nhân là do chưa có hướng dẫn từ cấp trên; việc xác định các DN dạng này có được hoạt động theo luật DN hay không cũng khó; và liệu các cá nhân, DN có lợi dụng mô hình này để thành lập DN nhằm mua bán hóa đơn cũng là cả một vấn đề… Vì vậy các cơ quan có thẩm quyền cần sớm có khảo sát để đưa ra mô hình quản lý phù hợp…

Tuy nhiên, theo tiến sĩ – chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới hoặc văn bản mới cho mô hình văn phòng ảo. Văn phòng ảo là sản phẩm mới, nhiều tiện ích, giúp DN khởi nghiệp tiết giảm rất nhiều chi phí và đang phát triển mạnh tại VN cũng như các nước.

Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở văn phòng ảo… Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó DN nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.

Tiện ích của văn phòng ảo

Văn phòng ảo ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để điều hành văn phòng, cung cấp cho DN các tiện ích với chi phí thấp. Thuê văn phòng ảo, DN được cung cấp số điện thoại, địa chỉ email, số fax (tự động chuyển nội dung fax vào email của khách hàng 24/24 giờ, tổng đài nhận điện thoại và chuyển tiếp đến khách hàng…).

Văn phòng sẽ có nhân viên trực và trả lời điện thoại, tiếp tân… DN thuê văn phòng ảo cần họp hành, tiếp khách sẽ được bố trí phòng họp hiện đại, tiện nghi…

Tùy theo nhu cầu và điều kiện kinh tế, DN có thể chọn thuê dịch vụ phù hợp, mức phí trung bình khoảng trên dưới 100 USD/ tháng và mức cao là 400 – 500 USD/tháng. Theo tiến sĩ Lê Đăng Doanh, chuyên gia kinh tế cao cấp, văn phòng ảo giúp DN giảm chi phí, tiếp cận được thông tin khách hàng mọi lúc, mọi nơi và có được “bộ mặt” lịch sự, chuyên nghiệp trước khách hàng.

Theo: Báo người lao động